Władza nad własnym światem

…Jeszcze tak niedawno mój pobyt w pracy kojarzył mi się ze stresem.

W czasie wolnym rozmowy także sprowadzały się w przeważającej części do analizowania problemów w pracy i zamęczania otoczenia opowieściami o tym, co mnie tam spotkało, jaki to mój szef jest niedobry, złośliwy itp. I tak każda rozmowa schodziła na temat pracy i tego jak tam jest źle. Moje stosunki z kolegami z pracy również nie były zbyt dobre. Często wykonanie poleceń wymuszane było podniesionym głosem w atmosferze wzajemnych pretensji i czasami wręcz wrogości. Zarówno ja, jak i moi współpracownicy nie czuliśmy się dobrze w tej sytuacji.

Żadna rewelacja, w takiej atmosferze, warunkach, pracuje przeważająca część społeczeństwa. Już przyzwyczailiśmy się traktować takie sytuacje jako normę, coś, czego nie da się zmienić coś, co już tak być musi.

Pewnego (pięknego) dnia to się zmieniło. No nie był to jeden dzień, a praktycznie w przeciągu kilku miesięcy (2-3) nastąpiły zmiany tak radykalne, że aż trudno w to uwierzyć.

Mój szef pozostał taki, jaki był, tylko już nie jest w stanie mnie zdenerwować, czy doprowadzić do innego, niechcianego przeze mnie stanu. To ja jestem osobą, która często jest pośrednikiem między nim a innymi pracownikami. Moje stosunki z kolegami uległy radykalnej zmianie. W zapomnienie poszedł sposób porozumiewania się przy pomocy podniesionego głosu, rozkazów itp. Teraz jest miło, spokojnie, przyjemnie, a jednocześnie praca idzie lepiej niż kiedykolwiek. Również koledzy są bardziej zadowoleni i spokojni, tym samym lepiej i chętniej pracują.

Jak to się stało?
To ja się zmieniłam! Nie była to jednak jakaś cudowna zmiana, jak za pomocą czarodziejskiej różdżki. Nastąpiła ona po zdobyciu wiedzy o procesach, sposobach i mechanizmach związanych głównie z porozumiewaniem się, osiąganiem celów, itp. Przyswojone informacje na temat porozumiewania się zaczęłam stosować automatycznie, a efekty były natychmiastowe.

Kto odpowiada za zrozumienie…

Pierwszym elementem, który uległ zmianie było (teraz już wiem, że błędne) moje przeświadczenie, że zrozumienie moich przekazów, informacji, poleceń jest sprawą nie moją, lecz moich słuchaczy, podwładnych, współpracowników.

Dla mnie było to całkowite odwrócenie sytuacji. Do tej pory stwierdzenia, że „to zmartwienie pracownika, aby dobrze zrozumieć kierownika” były w moim przekonaniu prawdziwe i właściwe. Kiedy przekonanie to uległo zmianie i okazało się, że za skuteczność przekazu odpowiadam ja, niezbędne stało się wykorzystanie poznanych podczas szkoleń sposobów porozumiewania się.

Bardzo przydatne okazało się miedzy innymi określenie u moich współpracowników ich dominujących kanałów odbierania informacji. Kiedy w sposób odpowiedni dla danego typu kanału i przy użyciu odpowiednich wyrażeń zaczęłam przekazywać im polecenia i informacje, można było zauważyć znaczną poprawę w skuteczności komunikacji (zrozumienia).

Na przykład do osoby, która wykazywała cechy słuchowca kierowałam wypowiedzi zawierające wyrażenia typu:
.... w piśmie postaraj się omówić….,
…. wskazane by było, aby w sprawozdaniu największy wydźwięk miał  …,
…. słuchaj, czy nie trzeba będzie porozmawiać z …

Natomiast do osoby, która wykazywała cechy wzrokowca w tych samych sytuacjach kierowane były wypowiedzi zawierające wyrażenia typu:
…. W piśmie postaraj się uwidocznić…,
…. wskazane by było, aby w sprawozdaniu najbardziej zobrazować…,
….popatrz, czy nie trzeba będzie zobaczyć się z …. .

Jednocześnie kontrolowałam, w jakim stopniu moje przekazy są rozumiane przez innych.
W trakcie rozmowy na przykład, czasami pół żartem pół serio doprowadzałam do sytuacji, kiedy moi rozmówcy swoimi słowami przekazywali, jak zrozumieli treść przekazów.

Na początku największe moje zdziwienie wzbudziło to, jak inaczej różne osoby mogą zrozumieć to, co zostało przeze mnie powiedziane. Czasami  moje przekazy formułowane były we wszystkich możliwych sposobach, zwłaszcza gdy były one kierowane do grupy osób.  Dzięki temu polecenia i prośby wykonywane były zgodnie z moją intencją, a wszyscy byli i są zadowoleni.

 Zmiana statusu

Ciekawe jest, że również zaczęłam zauważać, jakie błędy w porozumiewaniu popełniają inni i to pozwala mi automatycznie, jeżeli mam taką chęć i wolę, wejść w rolę „pośrednika”.

Kiedy przysłuchuję się prowadzonym rozmowom, często z mojej strony padają pytania (lub prowokuję wypowiedzi) takie, których treść uświadamia stronom, w jak czasami nikłym stopniu, czy wręcz błędnie został odebrany ich przekaz (polecenie).

Właśnie to zrobiło ze mnie pożądanego uczestnika spotkań i narad, zwłaszcza tych ważnych, mimo że ich temat czasem nawet nie był związany z moim zakresem pracy.

Również koledzy - zauważając, że lepiej od nich „rozumiem” szefa - zaczęli bezpośrednio ze mną konsultować swoje decyzje i automatycznie przyjmować moje sugestie. Skuteczne porozumiewanie osiągnięte poprzez takie prowadzenie rozmowy, aby nabyć pewności, co do intencji rozmówcy, zrobiło ze mnie pośrednika pomiędzy nimi a szefem i na odwrót.

Poznanie sposobów wprowadzania współpracowników, czy podwładnych w stan, w którym będą oni bardziej podatni na wykonywanie poleceń, również daje praktyczną możliwość przydatną zarówno do kierowania jak i efektywniejszego osiągania celów.

Mam tu na myśli używanie języka hipnotycznego, czyli mówienie w „odpowiedni sposób” – wykorzystując ton głosu i modulację oraz używanie sformułowań sugerujących pożądane zachowania.

Zwracam uwagę na to, aby w swoich przekazach nie używać niektórych słów jak np. „nie”, „spróbuj”, „ale” itd., które sprawiają, że sens naszego przekazu odbierany jest przez drugą stronę nie tak, jak sobie życzymy. Na przykład polecenie „spróbuj to zrobić na jutro” od razu sugeruje, że może to być niemożliwe, że należy tylko próbować a nie sfinalizować działanie. Natomiast stwierdzenie „wierzę, że zrobisz to na jutro” sugeruje, że zadanie jest możliwe do zrobienia w tym czasie oraz od razu przyjmujemy, że będzie wykonane.

Zmieniam siebie i zyskuję szacunek

Pozwala to również na obronę przed niechcianymi zachowaniami skierowanymi w naszą stronę.
Mój szef wprowadzał mnie w taką huśtawkę emocjonalną, że trudne to było do wytrzymania i sytuacja ta powtarzała się cyklicznie, co kilka tygodni, kiedy chciał uzyskać moją najogólniej mówiąc „aprobatę” dla jakiś swoich zamierzeń.

Poznanie i uświadomienie sobie mechanizmu jego postępowania (rozmawiał w taki sposób, że podważana była prawidłowość moich działań, co wzbudzało zaniepokojenie i jednocześnie wywoływało działania kontrolne, a także odwracało uwagę od jakiegoś bieżącego tematu) spowodowało, że to już nie robi na mnie żadnego wrażenia, nie odnosi pożądanych przez niego skutków, a co za tym idzie jest coraz rzadziej stosowane przez niego w stosunku do mnie.

Zauważyć można, że w takim przypadku zyskuje się bez żadnego zabiegania większy szacunek swoich przełożonych, jest się traktowanym na warunkach bardziej partnerskich.

Wykorzystuję predyspozycje ludzi

Poznanie i przyswojenie sobie wiedzy na temat różnych modeli funkcjonowania ludzi pozwala na taki dobór zadań do wykonania w pracy, w których optymalnie wykorzystywane są ich umiejętności i predyspozycje.

I tak na przykład przygotowywanie nowych regulaminów i innych opracowań pojawiających się sporadycznie i niepodobnych do innych powierzone zostało osobie „proaktywnej”, nastawionej na „opcje” i o orientacji „wewnętrznej”.

Natomiast prowadzenie jakiejś działalności, która jest długotrwała, o ustalonych procedurach i powtarzająca się cyklicznie, powierzone zostało osobie „reaktywnej”, o orientacji „od” i „zewnętrznej,” nastawionej na „procedury”.

Oczywiście, jeżeli nie można było wszystkich pożądanych cech znaleźć u jednej osoby, zadanie powierzane było zespołowi osób posiadających wspólnie te cechy, z odpowiednim podziałem obowiązków.

Dążenie do tego, aby ludzie wykonywali pracę niezgodną z ich predyspozycjami nie przynosi zadowolenia żadnej ze stron i jest po prostu stratą czasu i energii. Jest to przysłowiowa praca syzyfowa lub walka z wiatrakami.

Myślę, że z takim zjawiskiem spotkało się wiele osób kierujących zespołami ludzi. Często praktykowanym wtedy działaniem jest skupianie się na metodach zmuszenia kogoś do pracy, zamiast przeanalizowania problemu i być może podjecia decyzji o zmianie rodzaju pracy.

Spokój w hierarchii - sielanka

Natomiast przy odpowiednim doborze zadań do wykonania uzyskuje się maksymalne efekty przy minimalnych nakładach pracy z naszej strony. Zadania odpowiednio dobrane do modelu funkcjonowania pracownika powodują, że wykonuje on pracę z przyjemnością i z łatwością, a więc z dużą efektywnością. Praca nie jest dla niego problemem, a więc nie przenosi problemów na „wyższe szczeble” w hierarchii służbowej.

Tak więc wszyscy są bardzo zadowoleni: pracownik, bo ma pracę, którą potrafi wykonywać - wykonuje ją dobrze – wykonywanie jej sprawia mu przyjemność – daje zadowolenie. Przełożony jest zadowolony, bo tak świetnie kieruje, co widać po efektach pracy wykonywanej przez podległych mu pracowników oraz braku problemów zgłaszanych do niego z ich strony.

Brak problemów do rozwiązania zgłaszanych przez pracowników to więcej wolnego czasu – sielanka.

Zmieniłam wizerunek we własnych oczach

Mój obraz - zapracowanej osoby kierującej zespołem ludzi, zestresowanej, znerwicowanej, niezadowolonej  - zmienił się w sposób bezbolesny, prawie niezauważalny. Teraz przedstawia on inną osobę - taką, która ma bardzo dużo wolnego czasu, jest zadowolona, spokojna, wręcz czasami wyszukującą sobie nowe zadania i zajęcia. Przy czym należy dodać, że ludzie, z którymi pracuję są ci sami (tylko bardziej zadowoleni) i zakres pracy nie uległ zmniejszeniu. Będąc takim człowiekiem zaczyna się zauważać, że jest się podziwianym, zaczyna się przyciągać do siebie innych, którzy pragną być właśnie tacy, lub są do nas podobni. Zaczyna się być bezwiednie, bez zabiegania liderem, osobą popularną, lubianą i również taką, której inni zazdroszczą.

Motywacja pozafinansowa

Nie bez znaczenia jest również wiedza na temat sposobów motywowania pracowników (pomijając ten najbardziej znany, czyli finansowy) i poznania oraz zaspakajania ich potrzeb związanych z pracą.
Poznanie zasad karania i nagradzania również daje wiele przydatnych narzędzi do wykorzystania.
Jakże trudna dla mnie do wprowadzenia była zasada, aby chwalić pracowników publicznie natomiast ganić zawsze na osobności!
Również jasne określenie kryteriów nagradzania pracowników powoduje, że znika pole do spekulacji i domysłów. Nie zawsze korzyści finansowe są motywatorem do lepszej pracy. Na przykład świadomość i podkreślanie faktu, że należy się do elitarnej grupy - do najlepszego działu - powoduje zwłaszcza u pracowników z kilku, kilkunastoletnim stażem pracy powód do dumy i zadowolenia, więc swoją pracę starają się wykonywać w ten sposób, aby nadal stanowić ten najlepszy dział.Są pracownicy, dla których motorem do działania jest potrzeba samorealizacji, czy też prestiżu. Są to przeważnie osoby ze szczebla kierowniczego.

Przypominam sobie sytuację, kiedy zaproponowano stanowisko kierownicze osobie, która nie ma takich potrzeb i okazało się to nietrafioną decyzją - nikt nie był zadowolony. Nie było możliwości zaspokojenia potrzeb związanych z pracą tej osoby na tym stanowisku. Dla dużej grupy osób bezpieczeństwo (pewność i trwałość zatrudnienia) jest już wystarczającym elementem motywacyjnym. Cały „dowcip” polega na tym, aby prawidłowo odkryć, co kogo motywuje i to wykorzystać, zapewniając odpowiedni rodzaj motywacji dla konkretnych osób.

Spokój bez ocen

Zwrócić należy również uwagę jak nieoceniony jest sposób porozumiewania – spokojny, tworzący przyjazną i harmonijną atmosferę, a także sposób wyrażana swoich uwag, odnoszący się do własnych przeszkadzających nam odczuć, a nie do oceny innych np.
„ jestem zaniepokojona, że w tym stosie dokumentów w twojej szafie trzeba będzie znaleźć …..” a nie „w twojej szafie jest bałagan”.

Taka forma zwracania uwagi na zjawiska, które nam przeszkadzają jest bardzo skuteczna i dodatkowo nie powoduje sytuacji nieprzyjemnych dla nas ani dla innych.

Zmiany, na które mamy wpływ

Zmieniając siebie, swój sposób postępowania i postrzegania rzeczywistości naprawdę powodujemy zmiany w swoim otoczeniu, które w znacznej mierze stanowią ludzie, z którymi pracujemy. Stając się osobą spokojną, zadowoloną, komunikatywną, skuteczną, bardziej kompetentną sprawiamy, że nasze miejsce pracy jest przyjazne, współpracownicy stają się zadowoleni, lepiej i efektywniej pracują i tym samym w jakimś stopniu ulegają zmianom.

Są to zmiany, których efekty są zauważalne, o których otoczenie mówi z aprobatą, czasami podziwem. Jednak mechanizm działania, mimo że widoczny i klarowny, dla wielu nie jest zrozumiały.

Teraz często słyszę słowa podziwu i pochwały kierowane w moją stronę. Jest to na pewno inna jakość funkcjonowania w pracy - tak wygodna i komfortowa, że nawet na myśl mi nie przychodzi, że można by wrócić do poprzedniego sposobu „pracowania”.
Niektóre elementy tej wiedzy są nam znane, przynajmniej w części stosowane lub nie, inne zagadnienia, gdy je poznajemy, są dla nas jak odkrycie Ameryki.
Gdy zaczynamy wykorzystywać tę wiedzę i przynosi ona zamierzone efekty nasuwa się refleksja, dlaczego tego nie nauczyli nas w szkołach, dlaczego tak mało ludzi posiada i wykorzystuje tę wiedzę i o ile życie byłoby wtedy prostsze i przyjemniejsze….

Anna.